שנה קלנדרית חדשה היא הזדמנות לשתף בטיפים חשובים לגבייה יעילה וטובה.
הכנת יעדי גבייה לשנה החדשה –
קודם כל, תכנון. בדיוק כמו במכירות כך גם בגבייה, אם לא נציב יעדים לא נשתפר ולא נשיג תוצאות.
יש לבדוק את ביצועי הגבייה בשנת 2020 בכמה רמות מרמת החברה, המחלקות, אנשי המכירות, הגובים ועד רמת הלקוחות.
את נתוני הגבייה יש לבדוק בפרמטרים הבאים :
ימי חוב – מספר ימי החוב הממוצעים של כל רמה – חברה, מחלקה, אנשי גבייה, אנשי מכירות ולקוחות.
אחוז האיחור – מהו אחוז האיחורים מסך כל החוב הפתוח.
סכומי סך החובות – תוך חלוקה של חוב באיחור ולא באיחור, חובות בעייתיים ורגילים.
יש לקבוע יעדים לשנת 2021 ברמה חודשית ושנתית.
שימוש בדוחות אוטומטיים –
מעבר לדוחות בדחיפה ולא בשליפה. תגדירו מה הנתונים אשר חשוב לכם לקבל, באיזו תדירות ולאיזה גורם.
דוחות למנהלים – כמה גביתם בחודש האחרון,כמה גבו הגובים שלכם בשנה האחרונה, אילו לקוחות מאחרים לכם מעל ….חודשים בסכומים הגבוהים מ….. ש”ח, לקוחות עם חריגה מהותית בכמות ימי החוב, דוחות איכות ביצוע הגבייה לפי סטטוסי טיפול בלקוח.
דוחות לגובים – רשימה שבועית של לקוחות לטיפול על פי קריטריונים שונים, כמה גביתם במהלך החודש האחרון וכמה אתם קרובים ליעד שנקבע.
דוח גיול חובות לאנשי המכירות – רשימה שבועית לטיפול של לקוחות מאחרים. רשימה שבועית לאיסוף שקים של לקוחות.
ועוד כיד הדמיון הטובה דוחות מכל הסוגים רק תחשבו על זה…..
רתימת כל חלקי הארגון לנושא הגבייה –
הגבייה משתפרת כאשר כל חלקי הארגון מחוברים אליה, ברמה זו או אחרת. לא מספיק שאנשי הגבייה בלבד יהיו מחוייבים, חשוב שכל עובד יבין את השלכות תפקודו על הגבייה. כל אחד ומידת השפעתו על התהליך.
שיתוף כל הגורמים בתהליך ותפקוד טוב של כל החוליות בשרשרת ישפר בהכרח את נתוני הגבייה.
חיבור מחלקת המכירות לגבייה –
אני יודע שיש ארגונים שחושבים שאסור לחבר את הגבייה למכירות. הם רואים בכך בזבוז זמן מכירות יקר.
ובכל זאת, היתרונות שבחיבור מצדיקים את בזבוז הזמן הזה.
הקשר בין הגבייה בפועל לבין שכר איש המכירות יוצר תמריץ נהדר להשגת תוצאות. אין כמו איש מכירות שיודע ששכרו מושפע כדי להביא את הכסף הביתה.
אנשי המכירות מגדילים מהותית את צוות הגבייה.
האמביציה של אנשי המכירות כתכונה מניבה תוצאות גם בגבייה.
הכנת מספר רשימות לטיפול ופנייה ללקוחות –
דוח גיול חובות יחיד שמכיל את כל החובות הוא בבחינת “כל המוסיף גורע”. הוא גדול, רחב ומפוזר מדי ולכן פוגע ביעילות שלנו ובכך גם בתוצאות.
פיצול רשימת החובות לרשימות ממוקדות לפי נושא ומטרה משפר בהכרח את התוצאות.
להלן מספר רשימות לדוגמא :
תזכורות לתשלום בסוף החודש הנוכחי – נשלחות בכל חודש לקראת התשלום שמבוצע בסוף אותו חודש.
המטרה היא לאתר חשבוניות שלא הגיעו ללקוח, בעיית מחיר, כמות או כל בעיה אחרת, לפני מועד התשלום.
ללא טיפול מקדים ברור שחשבוניות אלה לא ישולמו בזמן והקדמת הטיפול “מרוויחה” לנו חודש לפחות באיחור בתשלום הלקוח.
חשבוניות חודש קודם – בדיוק כמו בתזכורות לתשלום, רק הרבה לפני מועד התשלום – מיד כשמסתיים חודש פעילות.
חובות באיחור גדול –רשימת הלקוחות הבעיתיים. כאשר היא נכללת ברשימה הכוללת, היא תמיד נבלעת ברשימה הארוכה.
בשל הסכומים היחסית נמוכים, החובות הנ”ל משתרכים להם בסוף הרשימה הכללית. במצב זה, לא פעם אנחנו לא מספיקים לטפל, הן מחוסר תשומת לב והן ובעיקר בגלל שתמיד נכנסים סכומים חדשים גבוהים יותר .
כל חברה תחליט איזו רשימה חשובה לה.
הפיכת הטיפול בגבייה לריטואל חודשי –
המעקב אחר הגבייה חייב להתבצע בריטואל ועדיף שיהיה חודשי ולא יומי, עם רשימות קבועות לאורך החודש.
כיום רבים נוטים לנהל את הרשימה על בסיס יומי כאשר הרשימה כל הזמן מתעדכנת ומשתנה. הסכומים ששולמו יורדים ומתווספים סכומים חדשים.
בצורה זו, רמת הבקרה והשליטה נמוכה יותר וקשה למדוד ולעקוב אחר התוצאות.
רשימה חודשית קבועה מייעלת את המעקב והטיפול בגבייה ומסייעת בניתוח התוצאות ובעמידה ביעדים שנקבעו.
טיפול בבעיות לפני מועד התשלום –
שנו את הדגש בטיפול מגבייה מלקוחות מאחרים לאיתור וטיפול בבעיות לפני תאריך התשלום. כך תדאגו לתשלום בזמן ללא איחורים.
אתרו לפני מועד התשלום את הלקוחות שכלל לא קיבלו את החשבוניות. או שיש להם בעיית כמות, מחיר או כל בעיה אחרת עם התשלום. מן הסתם, לקוחות אלה לא ישלמו בזמן אם לא תפתרו את הבעיה לפני מועד התשלום.
הכלים שעוזרים לנו בכך הם :
שימוש במנגנון התזכורות וחשבוניות חודש קודם שצויינו קודם לכן?.
שימוש ביכולת שליחת חשבונית במייל מייד עם הפקתה.
מעבר לטיפול במקביל במקום טיפול בטור –
לרוב נהוג לטפל בגבייה מלקוחות בטור. זאת אומרת לקוח אחר לקוח ולא בקבוצות.
זה פוגע ביעילות הטיפול, מגדיל משמעותית את זמן הטיפול ומעלה את הוצאות הגבייה משמעותית.
זמן הפנייה ללקוחות, מהווה כ – % 50 מזמן הגבייה הכולל ומהווה את הסיבה העיקרית לאיחור הלקוחות. כל יום שלוקח להגיע ללקוח הוא יום איחור נוסף.
מעבר לטיפול במקביל באמצעות מערכת גבייה המאפשרת פנייה ללקוחות בקבוצות גדולות במקביל חוסך מהותית את זמן הטיפול בגבייה.עד % 50 בחלק מהמקרים.
טלפונים רק בעדיפות אחרונה –
גם היום בעידן הטכנולוגי המתקדם של המאה הזו ה-21, עדיין מרבית הטיפול בגבייה נעשה באמצעות טלפון.
לתפוס לקוח בטלפון זו פעולה שלוקחת זמן רב. לפעמים פעולה אחת לא מספיקה כי הלקוח לא זמין. לעתים קרובות הצד השני מעדיף שנפנה אליו במייל, כך קל לו יותר לנהל את הזמן שלו.
בהמשך לסעיף הקודם, טלפונים פוגעים ביעילות כי הם צורכים זמן רב. מיילים, סמסים וווטסאפ הם העדיפות הראשונה – התוצאות טובות יותר וצורכות זמן מועט יותר.
עוברים לטלפון רק שאין ברירה כאשר הלקוח לא עונה בשום אמצעי אחר.
טיוב רשימת ונתוני הלקוחות –
לעבור על רשימת הלקוחות, להעביר לקוחות שלא מכרנו להם בשנה האחרונה למצב לא פעיל. כמה פשוט – ככה חשוב.
לעבור על רשימת הלקוחות הפעילים ולוודא שלכולם יש כתובות מייל, טלפונים וניידים של כל הגורמים המשתתפים בגבייה.
איכות הנתונים הזו קריטית לביצוע פנייה יעילה לכל הלקוחות. איכות ירודה מאריכה את הזמן המושקע בריצה אחר הלקוחות.
העברת לקוחות מסופקים לטיפול על ידי עורך דין –
חברות רבות מעבירות לטיפול עורך דין מאוחר מדי אחרי שצ’ק חוזר, שחברה קורסת או במסגרת “ניקוי אורוות” לאחר זמן רב מדי.
דרוש נוהל מוסדר של העברת חובות בוותק מסוים (בהתאם לאופי פעילות החברה) לטיפול עורך דין, באופן שוטף, למשל 90 יום לאחר איחור הלקוח.
כך אולי נעביר יותר לקוחות לטיפול, אבל גם נבטיח גבייה טובה יותר של החובות.