איך משפרים את הגבייה במהלך אחד

כמו כל עסק, כמו כל חברה, כולנו שוברים את הראש כיצד ניתן לשפר את הגביה אצלנו?

אנו יודעים כי בעולם הגבייה צריכים לבצע פעולות רבות ובהתאם לנהלים ולתהליכים קבועים מראש. בכדי לבצע גבייה טובה אנו חייבים לבצע את הכל מצויין, ללא פשרות וללא “זיוף” בשום שלב.

אך מהי הנקודה החשובה ביותר או מהי הפעולה בעלת המשמעות הגדולה ביותר בתהליך הגבייה, פעולה כזאת שטיפול חכם ויעיל בה יגרום לשיפור המדובר ?

את תהליך הגבייה אנו יכולים לחלק לשלושה חלקים :

• פנייה ללקוח – באמצעות מיילים, ווטסאפים, סמסים וטלפונים.

% 50 מתהליך הגבייה.

• ניהול ומעקב הגבייה – מעקב באמצעות רשימות אקסל, רשימות מודפסות או מול דוח גיול חובות אחר ביצוע הגבייה.

% 20 מתהליך הגבייה.

• טיפול בבעיות שנתגלו – שליחת חשבוניות זיכוי, בירורים מול גורמים שונים בתוך החברה ומחוצה לה, הפקת כרטסות  ועוד.

% 30 מתהליך הגבייה.

אנו מרבים להתמודד עם הלקוחות הבעייתיים – כאלו שהשקים שלהם חוזרים ועוברים לטיפול עורך דין, כאלו שמאחרים ואף עושים זאת יותר מפעם אחת.

כמה לקוחות כאלה קיימים בכל ארגון? הנסיון מעיד לא יותר מ-5%  מכלל לקוחות העסק.

משמע, רוב הלקוחות, שאר ה – 95 %  , הם לקוחות “טובים” שמאחרים לא בגלל בעיות תזרים,  אלא  כי הם נתקלים בבעיות טכניות הזקוקות  לפתרון – חשבונית חסרה, מחיר לא נכון, תעודת משלוח לא חתומה , ולפעמים אף סתם לא בא להם לשלם בזמן. כולן סיבות  שיש לטפל בהן.

זמן הפנייה ללקוח הוא הגורם לזמן איחור הלקוחות

זמן איתור הבעיה (הפנייה ללקוח)  והמעקב אחר הטיפול בה הוא המדד העיקרי שמשפיע על ימי האיחור של הלקוחות. ככל שלוקח לנו יותר זמן לאתר את הבעיה, הלקוח יאחר בתשלום וככל שמצטברים יותר ימי איחור גדל סכום החוב מהם.

לדוגמא, חברה עם 200 לקוחות שהטיפול בגבייה בהם לוקח כחודש, ללקוח האחרון אנו מגיעים רק בסוף החודש, משמע עוד 30 ימי איחור ללקוח הזה.  זה נכון לחברות קטנות כגדולות.

הסיבה העיקרית לכך היא שהטיפול בגבייה הוא פרטני ולכל לקוח בנפרד, אם במשלוח מייל פרטני, טלפון פרטני או בכל צורת פניה אחרת הגורמת לכך שמושקע בה זמן רב מעבר לנדרש.

נוסיף על כך את הזמן המושקע בטיפול  בדפים מודפסים, טבלאות אקסל, ונקבל פרק זמן ארוך ומייגע לטיפול בכל חוב ספציפי.

הנ”ל נכון גם לגבי חברות גדולות  וגם לגבי חברות קטנות .

מהו המהלך ?

אם נצליח לקצר את זמן הפנייה ללקוחות ואת זמן המעקב בצורה מהותית-נקצר בהכרח את ימי האיחור. ואם נצליח להגיע ללקוחות עוד לפני שהם מפגרים בתשלום ולטפל בבעיות מיד עם היווצרותם, נקצר אף יותר את ימי האיחור ואף נמנע אותם לחלוטין. משמעות הדבר – חסכון בזמן של המטפלים בגבייה והן של זמן התשלום.

איך עושים זאת? משתמשים בטכנולגיה הנכונה, תוכנת גבייה, שמאפשרת הגעה לכלל הלקוחות בזמן קצר וניהול מעקב הגבייה בצורה חכמה  ויעילה.

CollectApp  היא הטכנולוגיה החסרה לקיצור זמני האיחור.  והכל בצורה פשוטה ובלחיצת כפתור.