דוח גיול חובות – רשימה אחת?

האם נכון לגבות עם רשימת חובות אחת בלבד? אולי אבד הכלח על דוח גיול חובות במתכונת שאנו מכירים?

דוח גיול חובות

הוא ה-דוח של הגבייה, בה”א הידיעה. אבי כל דוחות הגבייה שאין בלתו (אי אפשר בלעדיו). הדוח שבלעדיו אנשי הגבייה לא ישנים בלילה 😊.

דוח זה משמש את אנשי הגבייה ככלי היחידי למעקב ולניהול הגבייה, ומהווה את אחד הכלים החשובים בכל מעגלי הטיפול בנושא הגבייה, אם לא החשוב שבהם.

מהו בעצם דוח גיול חובות?

הגדרת הדוח – זוהי בעצם רשימת סכומי החובות של לקוחות החברה, מרוכזת או מפורטת ברמת חשבוניות לכל לקוח. מעצם שמו, דוח “גיול חובות” אמור לבטא בין היתר את גיל החוב.

מטרת הדוח – הדוח משמש את המנהלים ככלי ניתוח וקבלת החלטות ואת הגובים כרשימת מעקב אחר הגבייה מלקוחות המופיעים בדוח.

אופן הפקת הדוח – הדוח מופק בדרך כלל בשלושה אופנים: על המסך, מיוצא לאקסל או מודפס. הדוח לרוב ממוין מהסכום הגבוה לנמוך, מהקרוב לרחוק, אך לפעמים סתם בסדר אלפביתי לפי שם לקוח.

תדירות הפקת הדוח – יומית, שבועית, חודשית ושנתית.

אופן השימוש בדוח – הגובים עוברים על הרשימה ופונים ללקוחות – במייל או בטלפון – ורושמים על גבי הדוח את נתוני המעקב (תשובות הלקוח, הערות הגובה, התייחסות מנהלים ועוד).

האם נכון לעבוד רק עם רשימה אחת – עם דוח אחד?

לדוח גיול חובות כרשימה אחת בלבד, יש יתרונות וחסרונות:

יתרונות

1. נוחות.
2. פשטות.
3. קלות.

נוחות תפעול למשתמש. מתעסקים רק עם רשימה אחת שבה הלקוח מופיע פעם אחת בלבד. קל למעקב ופחות מבלבל.

חסרונות

רשימה ארוכה  מדי – מכילה גם חובות שמועד תשלומם טרם הגיע, חובות באיחור, חובות חדשים וחובות עם זקן עד הברכיים, חובות בסכומים גבוהים ובסכומים זניחים, חובות של מחלקות/תחומים שונים.  העבודה לפי רשימה כזו מצריכה זמן רב ולכן – ובשל כך – לא מגיעים לכל הלקוחות.

תפסת מרובה לא תפסת – הכל מהכל. חובות חדשים וחובות ישנים, חובות גדולים וחובות קטנים, חובות של קבוצות לקוחות מתחומים שונים.  לא ממוקדת מטרה.

דוח שמתעדכן ומשתנה  כל הזמן –  כאשר מפיקים אותו פעם ביום או פעם בשבוע, נוספים לו חובות חדשים ונגרעים ממנו חובות ששולמו. הנתונים משתנים כל הזמן. מקשה על מדידת ביצועים.

רעיונות למחשבה

תדירות הפקת הדוחות – מנסיוני עדיף לקבוע את תדירות הפקת הדוח לחודשית. הרשימה הינה רשימה סגורה ולא תשתנה לאורך החודש. מעבר לניהול יעיל ונכון יותר של הגבייה, קביעה זו תאפשר הצבת יעדי גבייה ומדידת ביצועים.

שימוש במספר דוחות – אולי נחלק למספר דוחות/רשימות שכל אחת תיתן אפקט ותוצאות טובות יותר. לכל דוח יהיה מיקוד ויעד משלו.

דוחות גיול חובות לדוגמא

דוח חובות לתשלום לחודש הקרוב – רשימה זו מאפשרת לחברה לעלות על בעיות (חשבונית שלא הגיעה, מחיר שגוי, מסמך לא חתום ועוד) לפני מועד התשלום. מאפשרת טיפול בבעיות לפני מועד התשלום ובכך צמצום מהותי של זמן האיחורים בגינן.

דוח חובות עבר – מאפשר טיפול ממוקד רק בחובות הוותיקים. כל חברה מגדירה את ותק החוב הנדרש לטיפול מיוחד. רשימה קטנה עם יעדי ביצוע משלה ועם תוצאות טובות יותר לעומת הכללתם ברשימה הכללית.

דוח חובות שוטפים – הפרדה בין חובות עבר לבין החובות השוטפים. כמו בחובות עבר, אפשר להציב יעדים שונים לביצוע והטיפול בחובות אלה שונה מהטיפול בחובות עבר.

דוח חובות תחום פעילות עם גבייה בעייתית – התמקדות בתחומים בעלי מוסר תשלומים ירוד הדורשים התייחסות מיוחדת.

דוח רשימת חשבוניות חודש קודם – אישור מהלקוח שקיבל ואישר את כל המסמכים. בדומה לדוח חובות לתשלום, מאפשר לעלות על בעיות הרבה לפני מועד התשלום.

דוח חובות מיוחדים למנהל מכירות – על פי הגדרת סכומים וגיל, אפשר לשתף את המנהלים בניהול הגבייה. כמות הדוחות האפשריים היא רבה כיד הדמיון הטובה ו/או החשיבה מחוץ לקופסא עם מציאת האיזון מול צרכי החברה. גם כאן כל המוסיף גורע, אבל דוח חובות לתשלום מאפשר התמודדות עם בעיות לפני האיחור ועליו לא הייתי מוותר

כמות הדוחות האפשריים היא רבה כיד הדמיון הטובה ו/או החשיבה מחוץ לקופסא עם מציאת האיזון מול צרכי החברה. גם כאן כל המוסיף גורע, אבל דוח חובות לתשלום מאפשר התמודדות עם בעיות לפני האיחור ועליו לא הייתי מוותר.

CollectApp מאפשרת להפיק דוחות גיול מסוגים שונים, לנהל אותם ביעילות ועוזרת לחברות להגיע לכל הלקוחות בקליק.